En las áreas de TI se tiene como premisa disminuir los costos año a año, eso es algo normal y totalmente válido. Recuerdo cuando hace varios años atrás trabajando en Argentina (aún no se hablaba de cloud, big data, machine learning y mucho menos de transformación digital) mi jefe me había indicado justamente esto: «Ezequiel, debemos bajar los costos para el presupuesto del próximo año». Debo decir que el presupuesto de ese momento y el del año anterior, ya habían sido bastante limitados (hasta era toda una hazaña poder conseguir la aprobación para la compra de un teclado o un ratón) sí, leyeron bien, era así de complejo.

Luego de analizar la situación, le comenté a mi jefe que el presupuesto ya estaba siendo bastante limitado y que no había mucho que se pudiera ajustar, sin embargo, mi jefe me indicó lo siguiente: «Por favor, analiza la cantidad de SMS enviados por cada usuario en los últimos dos años y limitemos la cantidad de mensajes que puedan enviar cada mes y así generamos un ahorro» (en ese momento el envío de SMS tenía un costo de $0.10 pesos argentinos ($0.0012 dólares al día de hoy). Lamentablemente, en aquel momento no había un sistema web provisto por el proveedor de telefonía celular desde donde descargar los consumos detallados por cada usuario, por lo tanto, tuve que recurrir al área de finanzas para solicitarle todas las facturas en papel de los últimos dos años y armar una tabla en Excel con el consumo de SMS detallado por cada usuario, una tarea que me tómo 3 días aproximadamente. Cabe destacar que uno de los usuarios (el que tenía mayor cargo) era una persona que viajaba frecuentemente a otros países, por lo tanto, representaba el 70% del gasto de celulares debido a los cargos por el uso de roaming.

Como resultado del análisis realizado, se creó una nueva política de uso de celulares, donde los usuarios podían enviar hasta un máximo de 50 mensajes de texto por mes y en caso de exceder esa cantidad, los usuarios debían pagar los costos adicionales de su bolsillo, como mencioné anteriormente un solo usuario representaba el 70% del gasto de celulares (además se iba incrementando el gasto mes a mes debido a sus viajes), por lo tanto, la nueva política no iba a tener ningún impacto significativo en los gastos de celulares.

En principio, la premisa de disminuir costos año a año es válida, sin embargo, se debe analizar de que manera se genera ese supuesto ahorro. Considero que el mismo no debe darse recortando el presupuesto año tras año y presentar eso como un «ahorro» porque si bien el gasto del área será menor, esto no aportará ningún valor genuino al negocio y mucho menos al área de TI. Este es un error que muchos líderes de TI siguen cometiendo en la actualidad y es una costumbre que ha permanecido con el paso del tiempo, lo sigo viendo en diferentes empresas como así también en conversaciones con colegas.

Un ahorro genuino de costos se da mediante la mejora de procesos, la optimización de recursos y/o la adopción de nuevas tecnologías que contribuyan a generar valor, esto es nada más ni nada menos que la tan buscada Transformación Digital.

No importa la tecnología que adoptes, lo que importa es que cualquiera que esta sea debe aportar valor al negocio. Por ejemplo, técnicamente hablando, no hay muchas diferencias entre un servidor virtual on-premise y un servidor cloud, la diferencia está en lo que la nube puede aportar al negocio; como es el caso de mayor agilidad, más velocidad, escalabilidad global, mejoras financieras, un mayor rendimiento y acelerar el time-to-market, esto quiere decir que no debes llevar recursos a la nube simplemente porque “está de moda” o porque es una tendencia, debes hacerlo siempre que dicha acción aporte mejoras a los procesos y al negocio.

A continuación, quiero listar una serie de errores más comunes:

• No ser estratégico: Uno de los pasos más importantes para una transformación digital exitosa es formar una estrategia clara. Esto no solo significa hacer una lista de las nuevas tecnologías que deseas probar. Significa trabajar con las partes interesadas (stakeholders) dentro de la organización para determinar qué tecnologías ayudan a cumplir los objetivos principales de la empresa. Nos guste o no, TI ya no opera en un silo, y las decisiones sobre los gastos impactan dentro de toda la organización. Si no consultas a las otras áreas al momento de realizar el presupuesto, no solo te costará más dinero en el futuro, sino que también te pondrá en apuros al no contar con los recursos necesarios.
• No estandarizar: un sistema demasiado fragmentado también es un gran problema de presupuesto y seguridad. Por lo tanto, si hay muchos departamentos diferentes que utilizan diferentes variaciones de un producto similar, depende de TI trabajar con ellos para encontrar una solución más estandarizada. No solo ahorrará tiempo, licencias y actualizaciones. También facilitará compartir informes, ordenar datos y simplificará la gestión. Sí, todos tienen su aplicación favorita, pero cuando se trata de un presupuesto inteligente de TI, no se puede gastar en todo.
• No ser realista: Si hay algo que es seguro, es que todo tomará más tiempo y costará más de lo esperado. Por lo tanto, es imperativo quitarse la venda de los ojos para evitar cometer los errores comunes. Si asumes que las nuevas tecnologías se implementarán sin problema, que será un año libre de amenazas cibernéticas o que ninguna tecnología necesitará ser escalada drásticamente en ningún momento, solo tendrás una urgencia presupuestaria en el futuro. Debes planificar mucho y anticiparse a los problemas más probables a los que te enfrentarás.
• No aceptar la inteligencia artificial y la automatización: Si todavía realizas informes manuales, campañas de marketing o reclutamiento, es probable que estés gastando más de lo necesario. En este punto, la IA es una herramienta muy importante para mejorar la eficiencia y reducir los costos, por lo tanto, es un error no considerarla.
• No hablar con los usuarios: Como señalé brevemente arriba, no hablar con las partes interesadas sobre los procesos que están realizando podría costarte mucho. Sí, podría ahorrar tiempo omitiendo la discusión, pero es muy probable que involucrar a otros departamentos te brinde algunas ideas geniales sobre qué tecnología ya no es útil o qué tecnología es necesaria para el futuro. Sin dejar de mencionar que hará más visible al área de TI dentro de la organización al demostrar un mayor interés.
• No aceptar la derrota: Cuando la alta dirección no acompaña determinada decisión o cuando adoptar una nueva tecnología será una batalla cuesta arriba. Fingir que esto no es cierto y seguir adelante con tu presupuesto, como si luego de repente fueras a obtener la aprobación que has estado buscando durante los últimos años, solo te dejará frustrado. Piensa de manera realista sobre los escenarios que tienes por delante. No intentes probar un punto negándote a presupuestar sin considerar la realidad. No importa si tu idea fue mejor, lo que importa es que puedas presupuestar considerando lo que es realmente necesario para el futuro de la organización.
• No invertir en capacitación: La falta de capacitación es uno de los mayores riesgos de seguridad de TI que enfrentan las empresas en la actualidad. Una capacitación inadecuada también puede disminuir la eficiencia y la satisfacción de los empleados. Es importante evaluar continuamente las necesidades de capacitación y destinar presupuesto para sesiones de capacitación, a veces con profesionales externos. La capacitación será particularmente importante si estás migrando a nuevo hardware, paquetes de software o soluciones de tecnología en la nube.
• Bajar la calidad: muchas empresas contactan a sus proveedores con el propósito de pedirles una baja de costos por los servicios prestados y si estos no acceden buscan otros proveedores con alternativas más económicas, donde predomina un baja calidad generalizada en los servicios, esto sin duda tendrá un impacto en el futuro inmediato del área de TI y en consecencia, en la organización. Debes contar con los proveedores adecuados, que te ayuden a crecer como área y que brinden servicios de calidad, no debes quedarte con aquellos que solo se diferencian por ser más económicos que el resto.
• No valorar la seguridad: La seguridad de los datos es vital. Podría costarle a tu empresa no solo el tiempo perdido, sino también la confianza de los clientes. Como tal, nunca te sientas tentado a escatimar donde realmente importa: ciberseguridad. No, no te convertirá en el CIO más genial y popular en la historia de la compañía. Pero mantendrá la confianza e imagen del negocio y eso no es poca cosa.

Siempre ten en cuenta la estrategia y la realidad. Concéntrate en los errores anteriormente mencionados para así evitarlos. Recuerda que cuando se trata de transformación digital, implica cambios. Por lo menos, asegúrate de haber presupuestado adecuadamente para no limitar las posibilidades del área para generar valor en el futuro, ya que disminuyendo el presupuesto de manera inadecuada, limitarás la innovación. Es importante remarcar que el área de TI también debe invertir en innovación, sin excepción.

De esta manera, podrás generar ahorros significativos o viéndolo desde el otro lado de la moneda podrás generarle mayores ingresos a la compañía, al elegir adecuamente aquellas tecnologías que tendrán un mayor impacto en el ROI (Retorno de la Inversión) y que mejor se adapten al negocio actual y futuro. Recuerda que muchas veces debemos invertir más para obtener mejores resultados en el futuro, si quieres calidad deberás contar con tecnologías, procesos, colaboradores y proveedores de calidad, entonces no es algo que se pueda escatimar.

Lo ideal es generar ahorros a través de la producción de valor y no a través de sesgos anticuados y malas costumbres, recuerda siempre que la Transformación Digital es, principalmente, un cambio cultural.

Para culminar con mi historia, debo contarles que con el tiempo yo también me convertí en un SMS (recorte de personal) y poco tiempo después sucedió lo mismo con mi jefe, ya que no habíamos aportado ningún valor genuino al negocio. Siempre ten en cuenta que muchos líderes de TI no entienden el negocio y muchas veces tampoco muestran interés en ello, lo que al mediano plazo representa un gran problema. Al no hacerlo, pasamos a ser un número más, que ante momentos de crisis o de reducción de costos, seremos recortados como aquellos SMS que ya no se debían enviar.